Juiste dingen doen, dingen juist doen en dingen gedaan krijgen

De juiste dingen doen is niet hetzelfde als dingend doen

Ik mag maar 24 uur per dag werken als zelfstandige, maar eerlijk, dat zie ik niet zitten. Slavernij is verboden.  Dus probeer ik mijn dag heel wat interessanter in te delen, zo ik leer graag iets nieuw, en hou ook daar dus tijd voor vrij.

En ik speel ook graag gezelschapsspelletjes, zet rummikub op tafel en ik doe mee! Je wil niet weten hoeveel uur er aan Risk zijn opgegaan – ik zoek trouwens de witte doos Risk (de oude, eerste) in goeie staat, iemand die ‘m verkoopt?.

Woeker met je tijd, hou voldoende tijd vrij

Dat wil zeggen dat ik minder tijd aan werk zal besteden van mijn dag… pakweg een goeie 7 uur per dag.  Maar er ligt altijd wel een hele hoop werk te wachten…  We hebben het allemaal ‘druk’, weetjewel.

In se is werk ervoor zorgen dat je iemand anders zijn ‘probleem’ of ‘problemen’ oplost: zaken die hij/zij niet gedaan krijgt om de een of andere reden.
Je verkoopt dus jouw tijd, kennis en vakmanschap (…bestaat “vakmadamschap”…?) en in ruil daarvoor, krijg je voor het oplossen/regelen/fixen/uitvoeren van dat “probleem” een vergoeding in allerlei mogelijke vormen.

Dat systeem werkt, tenminste zolang je maar tijdig en kwalitatief aanlevert aan een prijs die voldoende in relatie staat tot de geleverde prestatie.

Dus, waar ik naartoe wil: hoe zorg je er nu voor dat je de juiste dingen doet, in die zin dat je opdrachtgever tevreden is? Dat de geleverde prestatie in lijn ligt van de verwachting? Hoe pak je zoiets aan: de juiste dingen doen? Niet evident.

Gebruik in het begin je ‘zintuigen’ in de juiste volgorde

Ik begin meestal met luisteren: ik heb 2 oren en maar 1 mond, dus probeer ik die ook in die verhouding te gebruiken. En ik heb geleerd om te zwijgen als ik niets interessants te melden heb, maar vooral ook: als ik iets niet goed begrepen heb om het te durven vragen.

Dat maakt dat ik in de beginfase van een “project” of opstart of hoe je ‘beginnen’ ook wil noemen, veel probeer te absorberen en in kaart te brengen bij de mensen die betrokken zijn.

Het is niet altijd eenvoudig om alle betrokken personen te vinden, maar doe een snelle oefening om de partijen in kaart te brengen. Gebruik bv mindmap software om groepen aan te duiden, en aan die groepen hang je dan leden (xmind is zo een handige gratis mindmap tool).

Bouw eerst een “holistisch” overzicht en daal stap voor stap af naar de details.

Je bekijkt de zaak best eerst vanop een kilometer hoogte (om eens wat beeldspraak te gebruiken), vooraleer je met je microscoop de details begint te ontleden. Ik weet liefst eerst de hele grote lijnen, en laat die valideren. Vergeet het valideren niet, maak dat iemand je conclusie valideert voor je in de details duikt. Je inzicht in de zaak moet je laten aftoetsen.

Dat kan snel, je hoeft niet altijd een knoert van een rapport te schrijven. Maar: maak aan je ‘stakeholder’ duidelijk hoe jij zaak ziet: wat de uitdaging is, hoe jij de verbanden ziet en waar je denkt een oplossing te kunnen gaan zoeken.

Je zal zien dat iedere uitdaging opgedeeld kan worden in verschillende delen, er zijn verschillende ‘stukken’ te vinden die op zich apart kunnen behandeld worden. Die stukken moet je in kaart brengen, samen met de mensen die hier best bij betrokken zijn.

In feite is deze post een pleidooi voor gezond boerenverstand: ik heb massa’s boeken staan over dit onderwerp, met ronkende titels en soms wordt een uitleg zo vakkundig geschreven dat ik ‘m twee keer moet lezen eer ik ‘m begrijp.  En dan denk ik dikwijls terug aan wat ik alle dagen leer van vele andere mensen: hou het simpel en luister. Denk na, en vraag. Maak een eenvoudig overzicht en toets het af.

Maar het vinden van de juiste dingen om te doen, vooraleer je ook maar aan iets begint, begint altijd met goed luisteren.

Dingen gedaan krijgen versus dingen doen

Dingen doen is niet hetzelfde als dingen gedaan krijgen

Het is een veel gehoorde zin: “ik heb het druk”, we horen allemaal die zin dikwijls. Een beetje teveel als je het mij vraagt. Daarom ga ik er even van uit, dat we allen redelijk veel om handen hebben. Veel dingen te doen hebben, en veel dingen doen.

Veel dingen te doen?

Ik maak het zelf alle dagen mee, ik werk als zelfstandige dikwijls korte opdrachten af. Dat wil zeggen snel veel zaken absorberen en in kaart brengen om een oplossing tot stand te brengen. Om de zaken gedaan te krijgen vraag ik me dikwijls af: doe ik de juiste dingen? En doe ik de dingen juist? Het verschil tussen beide vragen lijkt zeer subtiel, maar toch. Hier even bij stilstaan helpt je echt vooruit.

Het doel zit voornamelijk in zaken gedaan krijgen,… of alles blijft gewoon liggen. Het “to do” lijstje raakt niet af, genereert een extra hoop werk (en frustratie). Maar hoe begin je eraan, hoe krijg je die hoop werk overzichtelijk en onder controle?

Ik begin meestal met een simpel to-do lijstje. Daar knal ik alles op, in de volgorde waarin het me te binnen schiet. Zo veel mogelijk alles opschrijven, zonder teveel in detail te vervallen.

Als ik merk dat ik zowat ten einde ben, en niet direct meer iets kan bijschrijven op het lijstje, begin ik het te sorteren. Zoek grotere delen in je to-do en groepeer. Daarna kijk je of je alles zelf moet doen, of heb je bij sommige zaken hulp nodig? Wie kan je vooruit helpen? Een grote fout is te denken dat je alles zelf kan doen of moet doen. Collega’s zijn er om mee samen te werken en om raad te vragen. Ze kunnen ook dingen beter doen dan jijzelf. Dus: kijk ik na wie ik ergens kan inzetten om me te helpen.

Dingen gedaan krijgen: To do, busy, done

Meestal heb ik dan al een goed overzicht van wat er nog allemaal te gebeuren staat, en door wie. Ik kijk vervolgens na: moet er nog aan begonnen worden (to do), of is er al iemand mee aan de slag (busy). Want het doel is om de taak af te werken (done).

Wat momenteel nog ontbreekt is: wanneer gebeurt welke taak het best? Hoe organiseer je de lijst die voor je ligt, in zo’n mate dat je op tijd zaken vooruit brengt? Dat is niet altijd evident om in te schatten. Maar laten we de berg werk die voor ons ligt stap voor stap organiseren.

Je kan ondertussen wel al de taken die voor je liggen in stappen gaan opdelen: de taak versus wie opvolgt, wat de actuele status is van de taak, en wat de lijst is van de afgewerkte taken. Maak het niet te moeilijk. Een simpel bord, een stift, wat post-its of een gewone muur met 3 kolommen kunnen wonderen doen. Verlies jezelf nu even niet in ‘tools’.

Hou het simpel

Als je daar even over nadenkt (gezond boerenverstand, weet je wel), rustig uitwerkt en dagelijks opvolgt, dan ben je echt al een hele stap verder. Maar het is zoals met discipline: als er geen “zelf-” voor staat, zal je aanpak niet werken.

Hou vol, doe deze oefening alle dagen en je zal zien dat je overzicht begint te krijgen. Dat de ‘dingen’ overzichtelijk worden.

In feite ben je met deze aanpak al beperkt begonnen met wat in dure termen ‘Kanban‘ heet. Je hebt een proces gevonden om de dingen juist op te volgen.

Je lijstje of muur zou er zo kunnen uitzien:

Hou overzicht over dingen om de dingen gedaan te krijgen. Maar maak het niet te complex

(foto credits: Jeff.lasovski, staat op https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=19121595)

De volgende stap is uitzoeken: doe je de juiste dingen? En heel eerlijk, zo hebben we ook in een vlaag van ‘we doen dit gewoon’ onze reisverhalen eens op een blog gegooid. Gewoon, omdat het niet zo evident bleek om te doen wat wij deden en die reisverhalen en -ervaringen gewoon willen delen.