Het is een veel gehoorde zin: “ik heb het druk”, we horen allemaal die zin dikwijls. Een beetje teveel als je het mij vraagt. Daarom ga ik er even van uit, dat we allen redelijk veel om handen hebben. Veel dingen te doen hebben, en veel dingen doen.
Veel dingen te doen?
Ik maak het zelf alle dagen mee, ik werk als zelfstandige dikwijls korte opdrachten af. Dat wil zeggen snel veel zaken absorberen en in kaart brengen om een oplossing tot stand te brengen. Om de zaken gedaan te krijgen vraag ik me dikwijls af: doe ik de juiste dingen? En doe ik de dingen juist? Het verschil tussen beide vragen lijkt zeer subtiel, maar toch. Hier even bij stilstaan helpt je echt vooruit.
Het doel zit voornamelijk in zaken gedaan krijgen,… of alles blijft gewoon liggen. Het “to do” lijstje raakt niet af, genereert een extra hoop werk (en frustratie). Maar hoe begin je eraan, hoe krijg je die hoop werk overzichtelijk en onder controle?
Ik begin meestal met een simpel to-do lijstje. Daar knal ik alles op, in de volgorde waarin het me te binnen schiet. Zo veel mogelijk alles opschrijven, zonder teveel in detail te vervallen.
Als ik merk dat ik zowat ten einde ben, en niet direct meer iets kan bijschrijven op het lijstje, begin ik het te sorteren. Zoek grotere delen in je to-do en groepeer. Daarna kijk je of je alles zelf moet doen, of heb je bij sommige zaken hulp nodig? Wie kan je vooruit helpen? Een grote fout is te denken dat je alles zelf kan doen of moet doen. Collega’s zijn er om mee samen te werken en om raad te vragen. Ze kunnen ook dingen beter doen dan jijzelf. Dus: kijk ik na wie ik ergens kan inzetten om me te helpen.
Dingen gedaan krijgen: To do, busy, done
Meestal heb ik dan al een goed overzicht van wat er nog allemaal te gebeuren staat, en door wie. Ik kijk vervolgens na: moet er nog aan begonnen worden (to do), of is er al iemand mee aan de slag (busy). Want het doel is om de taak af te werken (done).
Wat momenteel nog ontbreekt is: wanneer gebeurt welke taak het best? Hoe organiseer je de lijst die voor je ligt, in zo’n mate dat je op tijd zaken vooruit brengt? Dat is niet altijd evident om in te schatten. Maar laten we de berg werk die voor ons ligt stap voor stap organiseren.
Je kan ondertussen wel al de taken die voor je liggen in stappen gaan opdelen: de taak versus wie opvolgt, wat de actuele status is van de taak, en wat de lijst is van de afgewerkte taken. Maak het niet te moeilijk. Een simpel bord, een stift, wat post-its of een gewone muur met 3 kolommen kunnen wonderen doen. Verlies jezelf nu even niet in ‘tools’.
Hou het simpel
Als je daar even over nadenkt (gezond boerenverstand, weet je wel), rustig uitwerkt en dagelijks opvolgt, dan ben je echt al een hele stap verder. Maar het is zoals met discipline: als er geen “zelf-” voor staat, zal je aanpak niet werken.
Hou vol, doe deze oefening alle dagen en je zal zien dat je overzicht begint te krijgen. Dat de ‘dingen’ overzichtelijk worden.
In feite ben je met deze aanpak al beperkt begonnen met wat in dure termen ‘Kanban‘ heet. Je hebt een proces gevonden om de dingen juist op te volgen.
Je lijstje of muur zou er zo kunnen uitzien:
(foto credits: Jeff.lasovski, staat op https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=19121595)
De volgende stap is uitzoeken: doe je de juiste dingen? En heel eerlijk, zo hebben we ook in een vlaag van ‘we doen dit gewoon’ onze reisverhalen eens op een blog gegooid. Gewoon, omdat het niet zo evident bleek om te doen wat wij deden en die reisverhalen en -ervaringen gewoon willen delen.